公文的定义：公文是在公务活动当中形成的，是各级机关与组织在行使职权、实施管理的活动中所形成的，它是一种重要的工具。公文有五个特点： 1。公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文区别于其它的图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著的区别，是公文的显著特点之一。
所谓法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关、组织的领导人。在我国，每一个机关、社会团体、企事业单位，都是依照国家的法律、法令建立起来的，因此它们在法律上都拥有一定的地位，它们都是法定的作者，有独立对外行文的资格。
如我国的各级政府，中央人民政府（国务院）、北京市人民政府、××区人民政府、××乡镇人民政府；另外如党的组织，各级的企事业单位都可以成为公文的法定作者。 2。公文有法定的权威。因为公文是由国家机关及其他的社会组织按照法律的规定在行使自己的职权、实施管理，公文是代表机关发言的，它具有法定的效力，它成为各级机关、组织开展工作的可靠的依据，它具有很高的权威性。
所以公文所代表的是国家的机关和社会组织。 3。公文有特定的效用。公文的特定的效用是指公文的现实效用，是由公文制发机关的法定地位所规定的。 4。公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般文章作品又一显著的特点。
由于公文是党和国家用来领导和管理国家的一个工具，它是机关的喉舌，代表的是机关的权威，所以制发公文是一件非常严肃的、具有重要政治意义的工作。为了维护公文的法定性、权威性与严肃性，并便于进行公文处理，以便公文的法定效力更好的发挥，所以对公文的体式有一个明确的规定。
比如：我们党和国家制定了关于公文格式、公文处理的办法和公文处理的条例等方面的规定，就是对公文的体式做了统一的要求。要求：凡是制定公文的，都应该按照这样一种格式来进行，如果不按照这种格式，就会对公文的权威性有所损害，所以公文要有一个规范的体式。
5。公文有规定的处理程序。公文的制发和处理都必须经过一个规定的处理程序。如：公文的制发要经过起草、拟稿、审核（核稿）、签发的程序。而收文也有一个固定的程序：首先要收文登记（什么时间收到一个什么文件，名称是什么，什么机关发来的），然后要分办（把它分类，交给哪些部门去承办）、批办（领导批示）、承办（具体的工作部门来办理这件事情）、催办（如果没有办的话，要提醒它按照规定的时限把事情处理完毕）。
因为公文有权威性、有法定效力，所以它有一个规定的处理的程序，在拟发公文的时候，在收到、处理公文的时候都有规定，不是随心所欲的。
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