在草拟公文时，一定要按照法定的公文格式。
按照规定，国家行政机关中所行的正式公文，一般应由发文字号、标题、秘密等 级、签发人、紧急程度、附件、正文、主送机关、发文时间、印章、附注、抄送机关等若 干部分组成。
(1) 标题
公文的标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应注 明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(2) 发文字号
发文字号应当包括机关代字、年号与序号，联合行文则一般只注明主办机关发 文字号。
(3) 签发人
所有公文均须加盖发文机关的公用印章，上行文按规定还应注明签发人。
(4) 秘密等级
涉及国家机密的公文应标明密级。秘密公文分为“绝密”“机密” “秘密”等三 个等级。在秘密公文上，必须标明具体的保证期限。
(5) 紧急程度
为了应急，国家机关可以行紧急公文。它分为“特急”与“急件”两种。其中电 报应当分别标明“特提” “特急”“加急”“平急”字样。
此外，一般只注明主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。
公文若有附件，应注明附件顺序和名称。
发文机关一项，应使用机关全称或规范化简称。联合行文，主办机关排列 在前。
若文件经会议讨论通过，应于标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
公文使用纸张和文字格式，也有明确规定。
公文纸一般应使用16开型（260mmx 185mm)，左侧装订。按常规:天头应为 35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，正文要有25行20列。
针对特殊公文，如“公告” “通告”用纸的大小，可根据实际需要确定。
文字书字采用横向。具体书写时，通常必须自上而下、自左至右行文。为使公 文规范、正式和易于阅读，一般不应手写，尽量采取打印的方式。
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